En moderne tilgang til telefoniadministration i Microsoft 365
I takt med at virksomheder flytter flere og flere IT-løsninger til skyen, bliver det også nødvendigt at gentænke måden, vi håndterer telefoni på. Microsoft Teams har på kort tid udviklet sig til at være meget mere end bare et kommunikationsværktøj. Med integrationen af telefoni – via Microsoft Teams Enterprise Voice – får virksomheder nu mulighed for at samle både intern og ekstern kommunikation i én platform.
Denne integration åbner dog også op for nye administrative udfordringer. For mens brugerne oplever enkelhed og fleksibilitet, står IT-afdelingen med ansvaret for at holde styr på en lang række tekniske elementer: licenser, brugere, opkaldsrouting, Call Queues og ikke mindst DDI-numre.
Her kommer DDI Manager for Microsoft Teams ind i billedet – et specialiseret værktøj, som gør det nemt og overskueligt at administrere DDI-numre og relaterede telefonikomponenter direkte i Microsoft 365-miljøet.
Hvad er DDI-numre?
DDI står for Direct Dial-In. Et DDI-nummer er et individuelt telefonnummer, som kobles direkte til en bestemt bruger eller funktion i en virksomheds telefonisystem. Formålet med DDI er, at opkald kan komme direkte til den relevante person uden at gå igennem en receptionist eller omstilling.
I en Microsoft Teams-kontekst betyder DDI-numre, at hver Teams-bruger eller Teams-enhed kan tildeles et unikt nummer, som gør det muligt at modtage opkald udefra via det offentlige telefonnet (PSTN). Dette kræver en korrekt opsætning af licenser, routing og nummerstyring, som i større organisationer hurtigt kan blive en kompleks opgave.
Udfordringer med manuel DDI-administration
I praksis er det ikke altid let at håndtere DDI-numre via Microsofts standardværktøjer. Teams Admin Center og PowerShell giver teknisk adgang til funktionerne, men de er ikke nødvendigvis brugervenlige, og der mangler ofte overblik, historik og automatisering.
Typiske udfordringer inkluderer:
-
Manglende synlighed over hvilke numre der er ledige, reserverede eller i brug
-
Ingen central oversigt over nummerserier fordelt på afdelinger eller lokationer
-
Risiko for fejl ved manuel tildeling og frigivelse af numre
-
Ingen historik over ændringer eller dokumentation
-
Tidkrævende onboarding og offboarding af medarbejdere
Disse udfordringer kan medføre både ineffektivitet og fejl, som påvirker driften og brugeroplevelsen negativt. Det er her, DDI Manager for Microsoft Teams gør en markant forskel.
Hvad er DDI Manager for Microsoft Teams?
DDI Manager er en cloudbaseret løsning udviklet til at forenkle og automatisere håndteringen af DDI-numre i Microsoft Teams Enterprise Voice. Værktøjet tilbyder en intuitiv grænseflade, som gør det muligt for administratorer at:
-
Organisere nummerserier og DDI-numre i logiske strukturer
-
Se status på alle numre: i brug, ledige, reserverede eller historiske
-
Tildele og fjerne numre med få klik – helt uden PowerShell
-
Skabe forbindelse mellem DDI-numre, brugere, licenser og ressourcer
-
Generere dokumentation og historik over ændringer og brug
-
Integrere med Azure AD og Microsoft Teams automatisk
Ved at benytte DDI Manager undgår man manuelle fejl og spildtid og får samtidig et værktøj, der giver ro i maven i en ellers kompleks administration.
Funktioner og muligheder
DDI Manager tilbyder en lang række funktioner, der er skræddersyet til moderne telefoniadministration:
Central oversigt:
Alle DDI-numre og nummerserier kan vises i en overskuelig visning, sorteret efter afdeling, funktion eller lokation. Det bliver nemt at se, hvilke numre der er ledige, og hvilke der er i brug.
Bruger- og licensmatch:
DDI Manager viser automatisk, hvilke brugere der har tilknyttet DDI-numre og relevante Teams-licenser. Det giver hurtigt overblik og hjælper med licensstyring.
Onboarding og offboarding:
Når en ny medarbejder starter, kan man via DDI Manager tildele både nummer, licens og Teams-agentstatus med få klik. Ved fratrædelse kan man hurtigt frigive og arkivere numre.
Notifikationer og rapporter:
Systemet kan opsættes til at sende beskeder ved bestemte handlinger – f.eks. når en nummerserie er ved at være opbrugt. Desuden kan man trække historiske data til brug i revision eller rapportering.
Rettighedsstyring:
Flere administratorer kan arbejde i systemet samtidig, med rollebaseret adgangsstyring, så forskellige teams kan tilgå og administrere hver deres nummerserier.
Integration:
DDI Manager fungerer tæt integreret med Microsoft Teams og Azure AD. Det betyder, at brugerdata og status automatisk opdateres, og at der ikke er behov for manuel synkronisering.
Fordele for organisationen
Brugen af DDI Manager har klare fordele – både operationelt og strategisk:
For IT:
-
Tidsbesparelse og færre fejl
-
Hurtigere sagsbehandling og brugeropsætning
-
Bedre overblik og automatisering
For virksomheden:
-
Højere driftssikkerhed i telefonien
-
Skalerbar administration i takt med vækst
-
Bedre dokumentation og compliance
For medarbejderne:
-
Hurtig adgang til telefoni ved opstart
-
Klar og stabil nummeradgang
-
Ingen forsinkelser i kommunikationskanaler
Hvornår giver DDI Manager mest værdi?
DDI Manager er særligt nyttig i organisationer med:
-
Mange medarbejdere og brugere i Teams
-
Hyppige ændringer i bemanding eller struktur
-
Behov for klar dokumentation og licensstyring
-
Forskellige afdelinger med egne nummerserier
-
Eksterne partnere, serviceudbydere eller kundeserviceenheder
Også for virksomheder med internationale lokationer eller multilingual support kan DDI Manager være et vigtigt værktøj, da nummerserier nemt kan opdeles og administreres lokalt, men overvåges centralt.
Fremtidssikret telefoni
Telefonisystemer bliver i stigende grad softwaredefinerede og cloudbaserede. Det betyder større fleksibilitet – men også et større behov for gennemtænkt administration. DDI Manager for Microsoft Teams tilbyder netop den struktur, fleksibilitet og gennemsigtighed, som virksomheder har brug for, når de arbejder med telefoni i Microsofts økosystem.
Ved at implementere DDI Manager får organisationen ikke blot et værktøj til daglig drift – men også en platform, der kan vokse med virksomheden og sikre kontrol, compliance og effektivitet, selv når kompleksiteten stiger.
Uanset om man har 50 eller 5.000 brugere i Teams, er DDI Manager et stærkt redskab til at bringe orden og overblik til virksomhedens telefoni.
